La firma electrónica, como su nombre indica, es una firma generada electrónicamente y que tiene el mismo valor que la firma manuscrita.

Numerosos países la definen y regulan en su normativa. En la Unión Europea, la directiva 199/93/CE del parlamento europeo establece el marco comunitario de la firma electrónica. En España, la principal normativa que la regula es la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, existiendo otras normativas relacionadas.

La ley 59/2003 define la firma electrónica en su artículo 3 y expresa que:

1. La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

2. La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.

3. Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

4. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

Para firmar un documento (un pdf, una hoja de cálculo, una imagen, etc.) con una firma electrónica se pueden utilizar diferentes medios: desde dispositivos desarrollados para ese fin, hasta el propio dedo del firmante o la voz, unos códigos y claves, etc. Sin embargo, uno de los procedimientos más habituales para firmar un documento electrónico es utilizar un certificado electrónico. Se trata de un documento firmado, a su vez, electrónicamente por un prestador de servicios de certificación autorizado (v.g. AC Abogacía, Banco de España, Camerfirma, Ceres de la FNMT, Gerencia de Informática de la Seguridad Social, Ministerio de Defensa de España, Ministerio de Empleo y Seguridad Social, Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas, Registradores de España…) que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Los certificados electrónicos pueden ser de software y de tarjeta, como el D.N.I. electrónico.

Partiendo del documento electrónico original que se va a firmar mediante el certificado electrónico, se genera un documento electrónico firmado, que contiene un resumen codificado, con la identidad del firmante del documento, su contenido, la fecha y hora de creación, e información adicional, siendo este documento firmado el válido a efectos legales y el que debe conservarse; las copias que se realicen (v.g. documentos impresos) deben contener un Código Seguro de Verificación, que permita identificarlas con el original.

Una vez generado el documento electrónicamente firmado estará listo para su archivo y envío o entrega al receptor.

En resumen, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico, que identifica al firmante, que asegura la integridad del documento firmado y que tiene la eficacia equivalente a la firma manuscrita.

¿En que puede ayudar y cuál es su utilidad?

La firma electrónica es muy útil y tiene muchas ventajas. Permite operar en el mundo digital de forma segura y con la misma certeza que en el mundo físico, con comodidad, simplificación, rapidez y automatización en las tramitaciones y gestiones. Elimina el papel y protege el medio ambiente; mejora la accesibilidad a la información, sin movilidad, permitiendo firmar un documento desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazarse físicamente, eliminando así barreras para las personas con discapacidad; rompe las barreras de horarios, pemitiendo trabajar 24 horas al día los siete días a la semana; ahorra costes y tiempo; y reduce errores al eliminar procedimientos manuales.

Algunos entes, fundamentalmente los públicos, han considerado la utilización de internet, con la firma electrónica, como la única vía de intercomunicación para la presentación de declaraciones, documentos, comunicación y obtención electrónica de datos, notificaciones, etc. En otros casos, su uso es voluntario, aunque, en la práctica, necesario, porque los medios telemáticos se imponen. Se necesita la utilización de la firma electrónica para la banca on line, los cajeros automáticos de las entidades financieras, las facturas electrónicas, la presentación anual del impuesto de la renta de las personas físicas, las consultas, presentación y obtención de información y documentos en la Agencia Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social, los Servicios Públicos de Empleo, los centros sanitarios, los centros educativos, los registros civiles, mercantiles, de la propiedad y notariales, el catastro, los colegios profesionales, la compra-venta on line, …
 
¿Cómo solicitar la firma digital de una persona jurídica?

Básicamente, el proceso requiere tres pasos. 1) Pedir la nota simple de la sociedad en el Registro Mercantil; 2) Solicitar un código personalizado a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre; 3) Entregar ambos documentos en la Agencia tributaria.

1) Solicitar en el Registro Mercantil – nota simple de la sociedad dónde figuren los Administradores y cargos indicandi que se desea brir el trámite para la obtención de la firma digital.

2) Una vez obtenida la nota simple del Registro Mercantil, se solicita el código de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Pasos a seguir (en su web):

Sede electrónica – Certificados – Persona jurídica – Obtener certificado software – Solicitud vía internet de su certificado – Facilitar el NIF de la sociedad – Enviar petición (se obtiene un código que hay que imprimir y es el que hay que llevar a Hacienda junto con la nota simple del Registro Mercantil)

3) Con el código obtenido en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y la nota simple del Registro Mercantil, se pide cita en A.E.A.T. Pasos a seguir (en su web):

Sede electrónica – Cita previa – Solicitud cita previa – Introducir el CIF – Gestión censal y acreditación certificado digital.

Apoderamiento. Acreditación  certificado digital FNMT.NEO. Personas jurídicas – Solicitar cita en procedimiento/servicio indicando en qué oficina de la Agencia tributaria se desea la cita y el día correspondiente.

A la cita tiene que acudir el Administrador de la sociedad, aportando la nota simple del registro mercantil, junto con el código de la Fábrica Nacional de Moneda y copia del DNI.

En la Agencia Tributaria facilitarán un documento para poder descargar la firma transcurridas 24 horas. Esta descarga solo se puede hacer en el ordenador desde el que se ha solicitado el código de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.