A los auditores con frecuencia se nos solicita presupuesto para hacer la auditoría de las liquidaciones de gastos de una Comunidad de Vecinos. Los motivos son muy variados:
- Se han realizado obras y las derramas se consideran excesivas.
- Apropiación indebida del Administrador de Fincas, profesional encargado de la gestión contable.
- El Administrador de Fincas no entrega las Liquidaciones.
- No hay confianza en la gestión del Presidente saliente.
- No se entienden las cuentas presentadas en los últimos años.
- Se han detectado comisiones cobradas por el Administrador o Presidente.
- Se ha solicitado al Administrador la cuenta bancaria y se detectan algunas salidas de dinero sin justificación.
- Etc.
Las comunidades de propietarios no tienen personalidad jurídica propia, esto significa que no tienen obligación de presentar la contabilidad en ningún Registro, solamente un libro de cuentas, y libro de actas. Y le permite al Presidente de dicha comunidad ser la persona autorizada en la cuenta corriente de la entidad bancaria respectiva. El libro de cuentas debe contener todas las operaciones de una comunidad de propietarios, esto es, como mínimo: gastos, gastos imprevistos y control de cuotas pagadas.
La Ley de Propiedad Horizontal obliga la Junta de Propietarios a: “aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes”. Y “La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.”.
Por tanto, además del Presidente, la Junta de Propietarios también está obligada a conocer y decidir sobre la contabilidad. Y, si la comunidad de Propietarios se gestiona por un Administrador, éste será quien contabilice en dicha comunidad y rinda cuentas.
A pesar de las obligaciones descritas, las comunidades de propietarios no tienen obligación de llevar el Plan General de Contabilidad y no hay una adaptación sectorial para este sector, que es muy amplio en número de entidades, y con frecuentes conflictos.
Lo recomendable es llevar la contabilidad de las comunidades con un Plan General de Contabilidad, pero los Administradores de Fincas acostumbran a tener un simple programa de gestión de archivos, para que pueda ser cumplimentado por personas sin formación financiera. Hoy en día además de simplificar las tareas y agilizar trámites, es imprescindible registrar activos y pasivos, así como el patrimonio, y no solo ver ingresos y gastos. La cuestión de la personalidad jurídica no es baladí, pues existen propiedades en ocasiones.
En este escenario es difícil contratar auditoría, pues no hay marco regulado obligatorio de contabilidad, y el presupuesto resulta excesivo para comunidades pequeñas. Pero es habitual encargar Informes Periciales, en sede judicial.
Un par de anécdotas.
Primera: Se solicita al auditor la revisión de las liquidaciones de una Comunidad de Vecinos de los últimos 5 años, pues se han hecho obras con un presupuesto importante, y la Junta de Propietarios cree que el Administrador ha distraído dinero, no les cuadran las cuotas aportadas con los gastos previstos.
El informe pericial del auditor contempla la reconstrucción de la contabilidad de los cinco últimos años, con papeles y apuntes, pues las obras se hicieron en “B” para ahorrar el IVA, tal como se puede leer en las actas.
Aunque la reconstrucción de la contabilidad es costosa por la falta de documentos oficiales, se concluye en el informe pericial que el importe total de gastos es aproximadamente el mismo importe de las derramas aportadas. Con el consiguiente contratiempo para los letrados de la acusación. No hay caso.
Si hubiera existido una obligación legal de sujetarse a un Plan General de Contabilidad, y presentar las cuentas en un Registro, se hubieran evitado malas decisiones fiscales y legales.
Segunda: Dos edificios comparten gastos comunes, como el agua y la energía de la piscina. Históricamente el Administrador de Fincas presenta liquidaciones de ingresos y gastos a cada comunidad, y se habla en las actas de las respectivas Juntas de los porcentajes de aportación de cada edificio a los gastos comunes. Pero se descubre que las cuentas bancarias individuales de las respectivas comunidades no cuadran con las liquidaciones que presenta el Administrador de Fincas.
Al Administrador de Fincas, con desconocimiento absoluto de la gestión contable, expone que no es obligatorio que la liquidación de gastos anual cuadre con la cuenta bancaria, que eso es demasiado ortodoxo, que antiguamente incluso en su Administración había una cuenta contable conjunta para todos los edificios que se administraban y que es el administrador el que dispone.
En este caso se encarga a un auditor una revisión de las liquidaciones de los últimos 20 años, y se descubre un perjuicio económico para una de las comunidades de un importe muy sustancioso, pues todos los gastos de la energía y agua de la piscina han sido soportados sólo por uno de los edificios.
De nuevo la misma reflexión. Si hubiera existido una obligación legal de sujetarse a un Plan General de Contabilidad, y la obligación de emitir cuentas anuales normalizadas, se hubieran evitado malas prácticas y errores, intencionados o no. Además, en este caso, existiendo unas cuentas anuales firmadas, se podría haber encargado una auditoría y pedir responsabilidades por vía judicial.
Rosa Maria Lopez Ortega
Socio-Auditor
EUDITA AUDITEBRO, S. A.
Creo que el administrador de la finca tengo bastantes prueb buenas tardes mi nombre es Ángel Jiménez y soy un propietario de una comunidad de veinte vecinos que la mayoría son mayores personas con discapacidad y yo una de ellas y se me está haciendo una cosa vecinal no pagándose correctamente y el administrador lleva ya bastantes años ha sido presidente y administrador a la vez en las convocatorias pone las hojas en blanco del libro de cuentas y luego lo rellena él firmando todos los propietarios menos yo para ver todo esto y mandar una auditoría a ver cómo se puede hacer